Էլեկտրոնային հաղորդակցությունը այս օրերին ավելի տարածվում է, քան հեռախոսազանգերը, «փղոսկր» փոստը եւ նույնիսկ որոշ դեպքերում, դեմքի հանդիպումներ: Ցանկացած պրոֆեսիոնալ միջավայրում, ներառյալ բժշկական գրասենյակը, կարեւոր է մի քանի բաներ հաշվի առնել, երբ նամակներ ուղարկեք աշխատակիցներին, հիվանդներին, բժիշկներին, հիվանդանոցներին, մատակարարներին կամ այլ մասնագետներին:
Մարդիկ իրենց օրվա մեծ մասը ծախսում են եւ կարդում էլ.
Ժամանակավոր ժամանակը չպետք է վատթարացվի անարդյունավետ եւ անհամապատասխան էլփոստի վրա: Նույն պրոֆեսիոնալիզմը, որը դուք օգտագործում եք հեռախոսով, փոստով նամակագրության կամ առջեւում, պետք է էլեկտրոնային փոստով արտահայտված լինեք: Միշտ հիշեք, որ էլփոստը հաղորդակցության ձեւն է եւ այն ուղին, որով ստացողը գրում է հաղորդագրությունը միակ բանն է, որ կարեւոր է:
Նախքան էլփոստ ստեղծելու եւ ուղարկելու համար, խնդրեք մի քանի հարց:
- Ուղարկում եմ տեղեկատվություն ուղարկելու համար լավագույն հաղորդակցման ձեւը:
- Դա պրոֆեսիոնալ է:
- Արդյոք HIPAA- ն համապատասխանում է:
- Արդյոք դա ճշգրիտ է ներկայացնում ինձ եւ բժշկական գրասենյակը:
Ուղարկել էլ
Խորհեք ձեր հաղորդագրության բովանդակության մասին, նախքան սեղմեք սեղմեք: Համոզվեք, որ էլփոստը ձեր հեռախոսազանգի կամ հանդիպման փոխարեն հաղորդակցության համապատասխան ձեւն է: Հիշեք, որ բովանդակությունը պետք է արտացոլի ձեր բժշկական գրասենյակի կողմից ակնկալվող պատկերը եւ պրոֆեսիոնալիզմի մակարդակը:
Մի ուղարկեք, փոխանցեք կամ պատասխանի ոչ մի անպատասխան, վիրավորական, զրպարտիչ, զրպարտող, ռասիստական կամ սեռական բնույթի պարունակություն: Վճարները կարող են ծանր լինել ձեզ եւ բժշկական գրասենյակի համար:
Ուղարկել էլ
Կիրառեք ճիշտ քերականության, կետադրության եւ ուղղագրության: Կրկին, ձեր հաղորդագրությունը ձեր բժշկական գրասենյակի արտացոլումն է:
Բացի այդ, համոզվեք, որ ուղերձը հակիրճ պահեք եւ օգտագործեք պատշաճ ձեւաչափը ձեր հաղորդագրության համար, ինչը հեշտացնում է կարդալը: Ուղարկել ձեր էլ.փոստը, նախքան սեղմել, ուղարկել:
Մի օգտագործեք ALL CAPS- ը, քանի որ սա համարվում է զրպարտություն կամ գոռում առցանց աշխարհում: Օգտագործեք համարձակ կամ շեղագիր , ընդգծելու համար բառ կամ արտահայտություն: Բացի այդ, խուսափեք չափազանց տարօրինակ կամ տարօրինակ տառատեսակների օգտագործումը, քանի որ դա էլ ավելի դժվար է կարդալ ձեր էլ-փոստը:
Ուղարկել էլ
Համոզվեք, որ նամակը ուղարկվում է համապատասխան ստացողի (ների): Բժշկական գրասենյակում տեղեկատվությունը, հատկապես պացիենտի վերաբերյալ տեղեկատվության հետ կապված, պետք է կիսվի միայն իմանալու համար: Բացի այդ, հաշվի առեք, որ մարդիկ կարող են իրենց համար չհամապատասխանող տեղեկությունները դիտարկել որպես «անուղղակի փոստ»:
Մի անհատական եւ գաղտնի տեղեկատվության վերաբերյալ քննարկում կամ նամակագրության պասիվ ֆայլեր կցեք: Օգտագործեք հիվանդի հաշվի համարները կամ բժշկական ռեկորդային համարները, որպեսզի խորհուրդ տան մեկին վերանայել հաշիվը: Այնտեղ պետք է նշեք ձեր տեղեկությունները:
Ուղարկել էլ
Հնարավորության դեպքում 24 ժամվա ընթացքում պատասխանեք մասնագիտական նամակներին: Եթե դա ձեզ բավարար ժամանակ չի տալիս, առնվազն արձագանքեք ասելու, որ դուք ստացել եք նամակը եւ հնարավորինս շուտ կվերադառնաք նրանց:
Մի պատասխանեք սպամի կամ բաժանորդագրվելու / բաժանորդագրվելու պահանջներին:
Սա միայն առաջացնում է ավելի շատ սպամ, որը ճեղքելու է ձեր բիզնեսի էլ. Փոստը:
Ուղարկել էլ
Զգուշացեք էլ-նամակներից: Եղեք քաղաքավարի եւ պրոֆեսիոնալ: Գիտեք, թե ով կարող է լինել ոչ ֆորմալ, հետո բավականաչափ ժամանակ անցել է այդպիսի փոխհարաբերություն կառուցելու համար:
Էլփոստում որեւէ բան ասեք, որ հետագայում ափսոսաք: Զգուշացեք, երբ զայրույթում էլփոստ ուղարկեք կամ պատասխանեք: Երբեք որեւէ այլ անձի մասին անձնական մեկնաբանություն չանեք, մեկնաբանեք, որը վիրավորում է ինչ-որ մեկին կամ ասի, որ անձամբ չեք ասի:
Ուղարկել էլ
Մի պահեք հումորը, կատակները եւ հեգնանքը նվազագույնին: Նպատակը հաճախ էլեկտրոնային փոստով «կորել է թարգմանության մեջ» եւ մարդիկ միշտ չէ, որ ստանում են կատակ:
Մտածեք այն մասին, որ ստացողի տեսանկյունից:
Մի ուղարկեք, ուղարկեք կամ չպատասխանեք շղթայական նամակներ: Դա անհասկանալի վարք է, եւ որոշ մարդիկ դա դիտում են որպես անուղղակի փոստ: Հիշեք, որ ուղարկվող ցանկացած բովանդակություն պետք է արտացոլի ձեր բժշկական գրասենյակից ակնկալվող պատկերը եւ պրոֆեսիոնալիզմի մակարդակը: