Յուրաքանչյուր ոք կհամաձայնի, որ բժշկական գրասենյակի հիմնական գործառույթը նրա հիվանդների խնամքն է, սակայն, գործնականում մնալու եւ ծաղկելու համար, գրասենյակն անհրաժեշտ է վճարել ծառայությունների մատուցման համար: Կոդավորման, հաշվարկի եւ հավաքածուները բժշկական գրասենյակի անձնակազմի պարտականությունների կենսական բաղադրիչն են եւ համապատասխան ուսուցումը եւ ուղեցույցները կարեւոր են այդ պարտականությունների հաջող ավարտի համար:
Բիլինգի բաժինը շատ սերտորեն աշխատում է բժշկի գրասենյակում կոդավորման անձնակազմի հետ: Որոշ դեպքերում նույն անձը իրականացնում է կոդավորման, հաշվարկային եւ հավաքագրման պարտականություններ, սակայն դրանք երեք տարբեր դիրքորոշում են: Թեեւ յուրաքանչյուր գործի որոշ ասպեկտներ մյուսների հետ շփվում են, նրանք նույնպես ունեն շատ կոնկրետ պատասխանատվություններ:
Կոդավորումն իրականում նպաստում է բիլինգի գործընթացին `ճանաչելի կոդերի միջոցով ընթացակարգերին համաչափություն բերելով: Ստանդարտ ախտորոշիչ կոդերի եւ ընթացակարգային կոդերի օգտագործումը, որոնք ճանաչվում են ապահովագրական ընկերությունների կողմից, բոլոր բժշկական պրակտիկաներն ու համապատասխան խնամքի գործակալությունները, բժշկական կոդերը կապահովեն, որ ապահովագրական ընկերությունները կամ «առեւտրային վճարողը» կամ Medicare եւ Medicaid- ի կենտրոնները (CMS) գինը եւ ինչպես է ախտորոշումը պահանջում ընթացակարգը , փորձարկումը կամ բուժումը:
Բիլինգը սկսվում է հիվանդի ընդունման ժամանակ: Կարեւոր է ձեռք բերել բոլոր ապահովագրական տեղեկությունները, մինչեւ հնարավոր է, որ հիվանդը տեսնի, որպեսզի բոլոր կողմերը հասկանան, թե ինչ է կատարվում յուրաքանչյուր այցի եւ ընթացակարգի ծախսը հիվանդի կողմից գրպանից:
Որքան քիչ անակնկալներ մատուցեք ձեր հիվանդներին ծառայություններ մատուցելու համար, երջանիկ կլինի բոլորը: Երբ հիվանդը գալիս եւ ներկայացնում է ապահովագրական տեղեկատվությունը, կարեւոր է, որ տվյալ տեղեկատվությունը ստուգվի ապահովագրական ընկերության հետ որպես ակտիվ, թույլատրված օգուտները, եւ որ մատակարարը ներկայումս պայմանավորվում է այդ հատուկ վճարողի հետ:
Կայքերը պարունակում են ապատեղեկատվություն, պայմանագրեր եւ օգուտների փոփոխություն, ինչը շատ կարեւոր է ստուգելու համար:
Ժամանակի, եկամտի եւ ծանրացումների խնայման համար, յուրաքանչյուր ընթացակարգ, որը նախատեսված չէ սովորական այցի շրջանակից դուրս, նախապես պետք է նախօրոք թույլատրվի կամ ապահովագրական պլանի ժամկետի սահմաններում: Հիվանդի կողմից վճարվող ցանկացած վճարում պետք է քննարկվի եւ հավաքագրվի մինչեւ կարգը, փորձարկումը, թերապիան կամ բուժումը: Copays միշտ պետք է վճարել, մինչեւ հիվանդի տեսնում է նաեւ բժիշկը, որպեսզի խուսափել հետագա խնդիրները:
Անցյալի գումարների հավաքագրումը հատուցումների ամենաարդյունավետ միջոցն է: Որքան երկար օրինագիծն է անցյալը, այնքան քիչ հավանական է այն հավաքել, եւ որքան գումար է ծախսվում գրասենյակի ժամանակին եւ աշխատավարձի ժամին: Սա ամենալավ պատճառն այն է, որ ձեր բժշկական գրասենյակում արդյունավետ կոդավորման եւ հաշվարկային անձնակազմ ունենալու համար:
Առեւտրային վճարողի կողմից մերժված հայցը հավանական է, որ օրինագիծը չվճարվի ժամանակին: Երբ հիվանդը եւ աշխատակիցները նախապես իրականացրել են իրենց պատշաճ ջանքերը, դա ավելի քիչ հավանական է, բայց դա տեղի է ունենում: Անհրաժեշտ է պարզաբանել կամ բացատրություններով աշխատակազմի բողոքարկումը: Հիվանդի կողմից բողոքարկումը եւս մեկ հնարավոր լուծում է, սակայն հիվանդին պետք է տեղյակ լինեն այն հնարավորության մասին, որ նրանք պատասխանատու կլինեն ցանկացած մնացորդների համար:
Չնայած վճարողի համաձայնությունը հաճախ առաջինը կարգի գործերից է, երբ հիվանդի ընդունման փաստաթղթերը լրացնելիս, հավանականությունն այն է, որ հիվանդը չի կարդացել փաստաթուղթը: Երբեմն հիվանդը զգում էր, որ ժամանակին լավ չի զգում եւ չի ուշադրություն դարձնում փաստաթղթին, կամ պարզապես ակնկալում են, որ իրենց պարտատոմսերի առավել կամ ամբողջ վճարումը ապահովագրական ընկերությունների կողմից: Ֆինանսական պատասխանատվության քննարկումը, նախքան խնդիր գոյություն ունի ամենաարդյունավետ քայլը `ցանկացած անհարմար եւ հնարավոր է զգացմունքային հանդիպումներից խուսափելու համար:
Կոդավորման, հաշվարկի եւ հավաքածուները կարեւոր են բարգավաճող բժշկական հաստատության համար, անկախ չափից կամ մասնագիտությունից:
Ճիշտ ուսուցում, շարունակական կրթություն եւ օրենքների, կոդերի կամ ապահովագրական պրակտիկաների ընթացիկ փոփոխությունների հրահանգները հրամայական են: Ժամանակակից տեղեկատու նյութերն ու սարքավորումները թույլ են տալիս այդ աշխատակիցներին դրական ազդեցություն ունենալ ինչպես հիվանդների, այնպես էլ բժշկական գրասենյակի վրա: